Nereden başlamalı? Hukuk Bürosu İşletmenin Temel Fonksiyonları



Bir önceki yazıyla paylaştığımız sorunlu konu kapsamında, bilgi paylaşımını derinleştirmek ve tartışmayı somutlaştırmak için “Nereden Başlamalı?” sorusunun cevabını arayalım.


Hukuk bürosunun, serbest meslek makbuzu kesen, vergi mükellefi olarak stopaj, KDV, damga, tabela gibi vergilere tabi olan, kira, elektrik su gibi gayrimenkule bağlı giderleri olan, SGK primi ödenmesini zorunlu olduğu ve kar etmeyi hedefleyen bir işletme olduğu bir kenara bırakılıp değerlendirilmektedir. Esas olanın, verilecek hukuk hizmetinin iyi bir şekilde bilinmesi ve müvekkillerin en etkin şekilde temsili olduğu vurgulanmaktadır. Ancak, hukuk hizmetini sürekli vermek isteyen ve iyi bir seviyeye ulaşmak isteyen hukuk girişimcisi, sadece hukuki bilgilerini kullanmak suretiyle ayakta kalabilmesi mümkün olabilecek midir? Yani iyi bir hukukçu olmak aynı zamanda iyi bir işletmecilik anlamına mı gelmektedir? İyi bir mimar, şef, mühendis vd. mesleklerde iyi olanların doğal bir işletmeci olamadığı gibi, kamusal niteliği olsa da hukukçu doğal olarak iyi bir işletmeci olarak yetişmemektedir. Bu şekilde bir eğitim almadığı gibi, günlük mesaisi içinde özellikle işçi avukat olarak çalışan bir avukata kimse işletmeciliği öğretecek zamanı bulamaz, zaman bulamadığı gibi bu eğitimi verecek donanımın aktarılması da tecrübi olabilecektir. Dolayısıyla, girişimciliğe yeni bir adım atmak isteyen hukuk mezunlarının işletmeciliği öğrenebilmesi tecrübe aktarımı ile mi mümkündür? Hayır!


Bir işletme olarak sahip olunması gereken temel işlevsel özelliklerin bilinmesi ve bunların koordineli bir şekilde işletmenin amacına göre planlanarak icra edilmesi gerekmektedir. ​


1- Yönetim ve Organizasyon

2- Finans ve Muhasebe

3- Satış ve Müvekkil İlişkileri

4- Pazarlama ve Tanıtım

5- Bilgi ve Ofis Yönetimi

6- Yetenek Yönetimi


Yönetim ve Organizasyon

Bir amacı yerine getirebilmek için, doğru kaynakların koordine edilmesi şeklinde yönetim en kısa yönetim ile tanımlanabilir. Hukuk bürosunun temel fonksiyonlarının koordineli bir şekilde çalışması, her hukuk bürosuna göre değişecek amacın gerçekleştirilmesi için hayati öneme sahiptir. Temel bir strateji ortaya koymak öncelikli olmalıdır. Ofisin yeri, kırtasiye malzemeleri, öğle yemeği gibi hususların planlanması bir gerekliliktir ancak kesinlikle stratejik değildir. Strateji, büronun gerçekleştirmek isteği sürekli gelişen vizyonuna ulaşmasını sağlayacak temel fikir ve düşüncedir. Bu ana hat doğrultusunda büronun alt hedefleri belirlenecek, operatif ve taktik seviyede görev paylaşımı, zaman planlaması gibi hususlarla desteklenerek bir stratejik bütüncül plan ortaya konulmalıdır. Büronun tek kişi veya bir ekipten oluşması fark etmeksizin, bu şekilde bir strateji ortaya koymayan bir büro sürüklenerek, talep karşısında arz edebilme zorunluluğu ve hatta hayatiliği nedeniyle uzmanlaşmaktan, derinleşmekten ve tatmin edici sürdürülebilir hizmet verebilmekten uzaklaşacaktır. Yönetim, kısaca belirlenecek değer önerisinin ne olacağını belirlemek, verilecek hizmetin kime verileceğinin tespiti ve uygun müvekkil portföyünün seçilerek etkinleşme, hangi kanallarla bu hizmetin verileceği, hizmet verme şeklinin türleri, büronun değer önerisini sağlarken yapması gereken temel faaliyetleri, bu temel faaliyetler ortaya konarken gerekli hammadde, sermaye veya ekipman gibi hususların temini ve sürekli tedariğinin planlanması, değer önerisi uygun müvekkil portföyüne ulaştırmak için seçilecek temel ortaklıkların yapısı ve kimlerle sağlanacağının netleştirilmesi ve artırılmasının sonucu ortaya çıkacak maliyetlerin neler olacağını ve bütün bu faaliyetler sonucu gelir kalemlerinin tespitini sağlamakla yükümlüdür. Büronun küçük veya büyük olmasından bağımsız olarak bu faaliyetlerin hepsi düşünülmeli, planlanmalı ve icra edilecek şekilde bir organizasyon vasıtasıyla bazı hizmetler dış kaynak kullanımı ile yapılmalıdır.


Finans ve Muhasebe

Hukuk, sayılarla fazla ilgili görünmeyen bir alan gibi dursa da, uygulamanın içinde kalabilmek için sayılarla haşır neşir olmak bir zorunluluktur. Finans veya temel muhasebe bilgisini dahi düzgün alamayan bir hukukçu, açmayı düşündüğü büro için ne kadar harcayacağını, harcaması gerektiğini ve kazandıklarıyla ne yapması gerektiğini bilemeyecektir. Bütün organizasyonlar, hedeflerini yerine getirebilmek için ihtiyaç duyacağı finansal kaynakları doğru yönetmek için bir plan oluştururlar. Hedeflerin yerine getirilmesi için, doğru miktarların ayrılması ve plan dâhilinde belli bir mali disiplin içinde hareket edilmelidir. Bütçe, nakit akımı tablosu, gelir-gider cetvelleri gibi işletmenin ekonomik sağlığını ortaya koyan tabloların oluşturulması ve zaman içinde harcama ve gelirlere göre ortaya çıkacak yeni durumların yorumlanması işletmenin sağlığını takip edebilmek açısından zaruridir. Temel ekonomi bilgisinin yanı sıra, küçük işletmecilerin ekonomik verileri inceleyebilmesi için en azından kritik verilerin neler olduğunu ve ne ifade ettiğinin bilinmesi gerekmektedir.


Satış ve Müvekkil İlişkileri

Hizmet sektörüne dâhil olan, hukuk hizmetleri günümüzde hukuku tamamlayıcı hizmetler olarak, özel olarak tasarlanmış daha büyük hizmetlerin içinde verilmektedir. Büyük danışmanlık firmalarının, mali müşavirlik ve hukuk hizmetlerini birleştirilerek oluşturdukları mali hukuk hizmetleri; dış ticaret danışmanlık firmalarının gümrük mevzuatı ve dış ticaret uzmanlığı bilgilerinin hukuk personeli ile verdiği genel uluslararası ticaret hukuk danışmanlıkları bunlardan sadece bir kaçı olarak danışmanlık piyasasında karşımıza çıkan hizmetlerdendir. Hukuk hizmetinin tek başına veya belirtilen şekilde tam olarak nasıl verileceğinin, tasarlanacak süreçler dâhilinde oluşturulması ve standartlaştırılarak kalitesinin ölçülebilir hale getirilmesi gerekmektedir. Ölçülebilirlik, hem kalite standartları açısından hem de, hizmet sonucu ortaya çıkan ekonomik göstergelerin ölçeklenmesi bakımından önem arz etmektedir. Hizmetlerin satılabilmesi için, belirtilen şekildeki çalışmalarla öncelikle alınabilir şekilde düzenlenmesinin önemi tartışmasızdır. Doğru müvekkile doğru hizmet şeklinde, kalite standartları belirli ve ölçeklenebilir hizmet süreçlerinin üzerinde çalışılması gerekmektedir. Satış, herhangi bir sektördeki mal veya hizmetin sunulması ve karşılığında bir bedel almasıdır. Müvekkile sunulacak hizmet ile, süreç içindeki standartlar dâhilinde ücretinin avukatlık asgari ücret tarifesi ile tavsiye edilen ücretler arasında belirlenmesi ve en önemli sorunlardan biri olan tahsilat sorunu oluşmayacak şekilde planlanması gerekmektedir. Verilen emeğin, harcanan zamanın, büro maliyetlerinin göz önünde bulundurularak belirlenecek fiyatlandırma yöntemiyle müvekkilden istenmesi ve hizmetin her anında memnun kalacağı şekilde gerçekleştirilmesi gerekmektedir.


Pazarlama ve Tanıtım

Avukatlık kanunun özel hükümleri, ülkemizdeki tanıtım mukayeseli olarak değerlendirildiğinde ortaya çıkan nispeten katı tutum, kanunun ruhunun ve uygulamadaki şikayet yarışı ve disiplin süreçleri tanıtımı avukat bakımından çok mümkün kılmamaktadır. Ancak, tanıtım ve pazarlama dar anlama hapsedilerek reklam kelimesine sığdırılamayacak kadar geniştir. Pazarlama bir plan dahilinde bütçelendirilmesi gereken ve her kademede işletmenin düşünmesi zorunlu olan bir fonksiyondur.​​ ABD gibi ülkelerde, legal marketing olarak pazarlamanın sadece hukukçular için nasıl verilebileceği konusunda niş sektörel uzman danışmanlık şirketleri bulunmaktadır. Burada, diğer işletmelerde olduğu gibi yazılım ve pazarlamanın koordineli olarak nasıl kullanılması gerektiği, seçilen uzmanlık alanlarına göre belirlenen müvekkil segmentine göre nasıl yayınlar üretilebileceği ve tanıtım sağlanabileceği gibi konularda avukatlar yönlendirilmektedir. Pazarlama da mutlaka etkinleştirilerek işletmenin fonksiyonel sağlığının sürekli gözetilmesi gerekmektedir.


Bilgi ve Ofis Yönetimi

Bilgi yönetimi, hukuki işletmeleri bir yana ülkemizdeki işletmelerde ileri düzeyde takibi yapılabilen bir fonksiyon niteliğinde değildir. Bilginin çeşitli yöntemlerle hizmetlere tasarlanarak dönüştürüldüğü avukatlık mesleği açısından değerlendirildiğinde, teknolojinin sağladığı hızın yanında güvenlik ile birlikte ele alınması gereken oldukça kritik bir konudur. Avukatlık mesleği, toplum şekillendiren gelişen teknoloji ve değişen koşullara uyum konusunda meslek üyelerine kendini geliştirmeyi ve güncel kalmayı adeta dayatmaktadır. Uyum sağlamanın sürekli koşullarından biri olan değişime ayak uydurmanın yanında, müvekkillerin bilgilerinin etkin ve güvenli yönetimi göz ardı edilmemeli, sistematik ve hatta otomasyona dayanmalıdır. Bilginin fiziksel hal aldığı ve depolandığı yer olarak tanımlanabilecek büro veya ofislerin içindeki evrak ve bilgi yönetimi konusu diğer fonksiyonların temelinde yer alması bakımından imtina ile kurgulanmalıdır. Standart hizmet kabul ve uygulama süreçleri için gerekli evrak ve kırtasiye alt yapısı hazırlanmalı, uygun ve güvenli depolama koşulları altında özellikle imkân dâhilinde otomasyon ve yazılıma dayalı sistemlere dayanılmalıdır. Bunun yanında, arşivleme sistemi ve resmi makamların kaynaklarına entegre programlarla kırtasiyecilikten uzak etkin bir sistem tesis edilmelidir. Ayrıca, hizmet süreçlerinin hantallığından kurtulmak için imkân kabiliyetlerin dışındaki her aşama dışardan temin (outsource) yöntemi ile etkinleştirilmelidir.


Yetenek Yönetimi

​Personel yönetimi, insan kaynakları, stratejik insan kaynaklarından sonra adı evrilerek belki de en doğru kavramsal düzeye oluşan çalışanların yönetimi konusu en önemli fonksiyonlardan biridir. İşletmelerdeki kopyalanamaz tek unsur olarak göze çarpan özellik olarak, Harvard üniversitesi kütüphanesinin %30 a yakını bu fonksiyona ayrılan yönetim kitaplarından oluşmaktadır. Yetenekli insanların bulunması, doğru değerlendirilerek seçilmesi, işletmeye kabulü, eğitimi ve gelişimi ile tatmin edici bir şekilde kariyer ilerlemesine imkân veren koşullar sağlanması kritik ana başlıklardandır. Ülkemizdeki eğitim istikrarsızlığı, yetenekli insanların sürekli iş değişimi, X,Y,Z gibi kuşak farklılıklarının iş ve özel hayattaki değer yargıları farklılıkları değerlendirildiğinde kurumsal hafıza ve öğrenen organizasyonlar gibi destekleyici kavramlar açısından da ehemmiyeti yüksek bu konu işletmenin kültüründe yer etmelidir. Liyakate dayalı ve tatmin edici koşullar sağlanan bir işletme yaratmak kurum olmak isteyen bürolar için düşünülmesi gereken bir husustur. İşletme yönetimi ile ilgili temel kavramların hukuk bürosundaki önemi ve bu gerçeklikle başlanılması gereken noktalar genel itibari ile anlatmaya gayret ettik. Bu fonksiyonların ayrı ayrı ele alınacağı ve eyleme yönelik tavsiyeleri içeren yazıları paylaşmaya devam edeceğiz.


YAZAR

Av. Ferhan Yıldızlı